Do briefing à entrada em linha: o que é realmente um projeto web

A decisão costuma tomar-se depressa: o site antigo parece saído de outra época, a concorrência mostra-se visivelmente mais moderna, é preciso uma nova presença. Entre essa decisão e o dia em que o novo site entra em linha há, no entanto, um projeto a sério — com fases, dependências e decisões que muitos clientes subestimam à primeira vez. Quem conhece o percurso planeia de forma mais realista, compara melhor as propostas e poupa-se a frustrações de ambos os lados.

Transparência à partida: este artigo é publicado como publicidade e os exemplos referidos vêm da prática de projeto da agência web BitBau, de Osnabrück (em alemão). Os procedimentos descritos são, contudo, correntes no setor — valem em larga medida independentemente do prestador com que uma empresa venha a trabalhar.

No início não está o design, mas uma conversa. No briefing, uma boa agência esclarece primeiro perguntas que nada têm a ver com cores e tipos de letra: o que deve o site fazer pela empresa? Quem o deve visitar e o que devem essas pessoas fazer lá — telefonar, preencher um formulário, marcar uma consulta, comprar alguma coisa? Por que medida se avaliará o sucesso daqui a um ano? Quem não tem respostas para estas perguntas acaba por receber uma página bonita, mas sem rumo.

Ao briefing pertence também um levantamento sóbrio: que conteúdos já existem e quais têm de ser criados de raiz? Que sistemas devem ser integrados — marcação de consultas, newsletter, gestão de existências? Há regras vindas do manual de identidade da marca? E, não menos importante: quem decide dentro da empresa e quem fornece os materiais? Esta última pergunta soa banal, mas decide mais tarde semanas de calendário.

Os clientes podem preparar-se de forma dirigida para esta primeira conversa — e poupam-se assim, muitas vezes, à primeira volta de correções. Uma pasta simples tem dado provas: os dados de acesso ao domínio e ao alojamento atual, o logótipo em qualidade de impressão, os textos, as imagens e as brochuras existentes, uma lista dos principais concorrentes e três exemplos de sites de que se gosta — e, no mínimo igualmente revelador, três de que não se gosta, cada um com uma breve justificação. Quem anotar ainda por que canais chegam hoje os pedidos e quais deles se convertem em encomendas dá à agência uma imagem realista daquilo que o novo site deve efetivamente melhorar. Nada disto é obrigatório; tudo isto poupa horas pagas.

Ao briefing segue-se a fase de conceito. Aqui nascem a estrutura das páginas, a lógica de navegação e os primeiros esboços das páginas mais importantes, os chamados wireframes — deliberadamente mantidos em traço grosso, sem cores nem imagens. Há uma razão para isso: sobre uma estrutura discute-se barato no papel. Se o mesmo erro de raciocínio só for descoberto no design acabado ou já em estado programado, a correção custa um múltiplo.

Só depois começa o desenho propriamente dito. Design orientado à experiência do utilizador não significa «embelezar», mas antes: tomar decisões de forma consequente do ponto de vista de quem usa. Que informação pertence ao topo? Quantos cliques separam a página inicial do contacto? O site funciona no telemóvel com a mesma naturalidade que num ecrã grande? O bom desenho não dá nas vistas — o mau dá logo.

É nesta fase que se decide igualmente a fluidez do projeto e, surpreendentemente, muitas vezes do lado do cliente. Um feedback que consiste em cinco e-mails contraditórios de departamentos diferentes custa voltas. Uma regra simples tem dado provas: uma pessoa reúne internamente todas as reações, esclarece as contradições e transmite-as em bloco. Os projetos com um caminho de decisão claro ficam prontos visivelmente mais depressa do que os projetos com comissões.

Ajuda também levar as aprovações a sério. Um projeto bem conduzido trabalha com marcos: primeiro aprova-se a estrutura, depois o design, depois a página implementada. Cada aprovação é um compromisso — o que foi aceite uma vez não se volta a abrir de passagem na fase seguinte. Alterações tardias continuam, claro, a ser possíveis; apenas não são gratuitas, porque desvalorizam trabalho já concluído. Os prestadores sérios dizem-no abertamente e orçamentam os pedidos de alteração antes de os executarem, em vez de os acrescentarem em silêncio à fatura final. Os clientes, por seu lado, fazem bem em envolver antes de cada aprovação exatamente as pessoas cujas objeções sairiam caras mais tarde — e em manter depois a sua decisão.

O desenvolvimento em si é, para o cliente, a fase mais invisível. Dos esboços aprovados nascem componentes, dos componentes páginas; nos bastidores nascem o sistema de gestão de conteúdos, o processamento de formulários e as interfaces. Que durante semanas aparentemente «não haja nada para ver» deixa alguns clientes inseguros. Os prestadores sérios mostram por isso regularmente estados intermédios num ambiente de testes, em vez de apresentarem no fim uma grande surpresa — tanto pela positiva como pela negativa.

O estrangulamento mais subestimado de um projeto web não é, porém, a técnica, mas o conteúdo. Textos, fotografias, retratos da equipa, dados de produtos, traduções: tudo isso tem de ser entregue por alguém, e esse alguém é quase sempre o cliente. A experiência mostra que a falta de conteúdos atrasa os projetos com mais frequência do que qualquer obstáculo técnico. Quem leva o novo site a sério começa pelos textos no primeiro dia — não na última semana.

Antes da entrada em linha vem o teste: vários navegadores e dispositivos, cada formulário, cada redirecionamento, tempos de carregamento, acessibilidade básica. Faz parte disso também a tarefa pouco espetacular — redirecionamentos limpos dos endereços antigos para os novos, para que a visibilidade nos motores de busca, construída a custo, não se perca de um dia para o outro. O lançamento em si é então, no melhor dos casos, uma manhã tranquila. São as semanas anteriores que decidem se assim se mantém.

Para os últimos dias antes da entrada em linha, uma lista de verificação sóbria tem dado provas. Estão o Impressum — a ficha técnica obrigatória por lei nos sites alemães — e a política de privacidade ao nível do novo site? As submissões dos formulários chegam à caixa de correio certa — e há lá alguém que responda? Existe uma página de erro decente para endereços que já não existem? O site antigo está integralmente salvaguardado, caso alguma coisa corra mal? E está esclarecido quem carrega no proverbial botão e quando, e quem fica contactável nas horas seguintes? Um conselho pouco espetacular, mas testado, também aqui cabe: a entrada em linha pertence a uma manhã de dia útil — não a uma sexta-feira à tarde, depois da qual problemas por detetar podem desenvolver-se sem incómodos durante um fim de semana inteiro.

E depois? Um site não é uma obra fechada como um catálogo impresso. Atualizações de segurança, pequenas correções, novos conteúdos, um olhar aos números de visitas: quem não organiza a operação tem, dentro de dois anos, outra vez um site desatualizado. Ao fecho do projeto pertence por isso uma conversa honesta sobre quem trata disto no futuro — o prestador, a equipa da casa ou ambos em conjunto, com uma divisão clara de tarefas.

Também as primeiras semanas depois do arranque merecem atenção. Os motores de busca têm primeiro de reavaliar o novo site; as posições podem oscilar temporariamente antes de estabilizarem — isso é normal e não é sinal de alarme, desde que os redirecionamentos estejam bem assentes. Valiosas nesta fase são sobretudo as reações de utilizadores reais: clientes que não encontram alguma coisa, colaboradores a quem saltam à vista incoerências, pedidos que chegam de maneira diferente da esperada. Uma pequena lista de correções nas primeiras semanas não é, por isso, um defeito do projeto, mas o momento em que os pressupostos se transformam em experiência — e o site aprovado num instrumento que se deixa medir pelo dia a dia.

Quanto tempo demora tudo isto? Três exemplos da prática da BitBau mostram a amplitude realista. O site da Praxis am Salzmarkt — uma presença para um consultório médico, integralmente em três línguas — nasceu em doze semanas. O ScanYou, uma ferramenta para testes visuais de comparação automatizados de sites, precisou de dezasseis semanas. O QR2GO, uma plataforma de códigos QR com funções de análise, ficou pronto ao fim de vinte e quatro semanas.

As diferenças não se explicam pelo empenho, mas pelo âmbito: uma página de apresentação com conteúdos bem delimitados fica pronta mais depressa do que um produto de software com contas de utilizador e relatórios. Como regra prática para projetos profissionais em pequenas e médias empresas, doze a vinte e quatro semanas são um quadro honesto — consoante o conjunto de funcionalidades, o número de rondas de feedback e a rapidez com que os conteúdos são entregues.

As propostas que prometem um «site profissional numa semana» não poupam estas fases — simplesmente deixam-nas de fora. Habitualmente dispensa-se o conceito, o design vem de um modelo pronto, quase não se testa, e os conteúdos passam sem revisão do site antigo. Para certos fins, isso pode ser perfeitamente suficiente. Só não deve ninguém esperar obter assim o mesmo resultado que com um projeto pensado.

Sobre dinheiro fala-se raramente em concreto em textos como este, e por boa razão: os preços sérios nascem do âmbito, não ao contrário. A resposta honesta à pergunta «quanto custa um site?» é: depende daquilo que ele deve saber fazer. A desconfiança é antes apropriada perante preços fechados anunciados sem uma única conversa sobre objetivos e conteúdos — de algum lado tem de vir esse cálculo.

Os clientes podem fazer muito para que o seu projeto se mantenha dentro do prazo e do orçamento: entregar conteúdos cedo, agrupar o feedback, não adiar decisões — e ter a coragem de deixar funcionalidades de fora na primeira entrada em linha. Um site que arranca com um núcleo sólido e cresce depois vence, na prática, quase sempre o projeto mamute que ao fim de um ano continua sem estar em linha.

Também a escolha do prestador se deixa aferir por poucos sinais. A agência faz perguntas sobre o negócio na primeira conversa — ou fala apenas de desenho? Existe um processo compreensível, com estados intermédios num ambiente de testes? A quem pertencem, no fim, o código, o domínio e os conteúdos? O que acontece depois da entrada em linha, e quanto custa? Quem receber respostas evasivas a estas perguntas deve continuar a procurar.

Se o prestador fica ao virar da esquina ou no outro extremo do espaço de língua alemã é hoje, sobretudo, uma questão de método de trabalho. A BitBau, por exemplo, acompanha presencialmente as empresas num raio de cerca de trinta quilómetros à volta de Osnabrück e trabalha à distância com clientes na Alemanha, na Áustria e na Suíça — com os mesmos procedimentos, ambientes de teste e estados intermédios. Decisiva não é a distância, mas se o processo aguenta.

Fica a conclusão mais importante: um projeto web é um projeto de negócio normal. Precisa de um objetivo, de um responsável, de um prazo realista e da disposição para tomar decisões. Quem o tratar assim — e escolher um parceiro que explique abertamente o seu método de trabalho — não recebe no fim uma obra de arte, mas algo melhor: um instrumento que trabalha todos os dias para a empresa.